نظام حجز مواعيد أونلاين لعيادتك أو صالونك أو مكتبك

الحجز بالهاتف يعني مكالمات في وقت الذروة، ومواعيد تُكتب على ورق، وعملاء ينسون مواعيدهم. في تنسيق يحجز العميل من موقعك في الوقت المتاح فعلاً، ويصلك الحجز فوراً، وتديره كله من لوحة واحدة. هذا دليل عملي لإعداد نظام الحجوزات خطوة بخطوة.

ساعات العمل وقواعد المواعيد

تبدأ من إعدادات الحجوزات، وفيها تحدد:

• ساعات العمل لكل يوم من أيام الأسبوع، والمنطقة الزمنية لنشاطك.
• طول الموعد الافتراضي، ومدة خاصة لكل خدمة إن احتجت (كشف ٢٠ دقيقة، وجلسة ساعة).
• فاصل بين المواعيد إن كنت تحتاج وقتاً للتجهيز أو التنظيف.
• أقل مدة قبل الموعد، فلا يحجز أحد بعد عشر دقائق من الآن.
• كم يوماً للأمام يمكن الحجز فيه.
• أيام الإغلاق: إجازة العيد أو يوم وطني أو سفر، فلا تظهر فيها مواعيد.

بعد ذلك يرى العميل الأوقات المتاحة وحدها، ولا يمكن أن يحجز عميلان الوقت نفسه.

الفروع والفريق

إن كان لديك أكثر من فرع، تضيف كل فرع بعنوانه وساعاته وهاتفه وخريطته، فيختار العميل الفرع الأقرب. وتضيف فريقك: الأطباء في العيادة، أو المعلمين في الأكاديمية، أو المحامين في المكتب. لكل واحد منهم:

• الخدمات التي يقدمها والفروع التي يعمل فيها.
• ساعات عمل خاصة به، وطول موعد خاص إن أردت.
• نبذة ومؤهلات واللغات التي يتحدثها، وصفحة في موقعك.

ويستطيع العميل أن يحدد تفضيله: طبيب أو طبيبة، معلم أو معلمة، أو أي منهما، وهو أمر يهم كثيراً من العملاء في المملكة والخليج.

نموذج الحجز: أسئلتك وتأكيد الرقم

يطلب نموذج الحجز الاسم ورقم الجوال والبريد اختيارياً وملاحظات العميل. ويمكنك أن تضيف حتى خمسة أسئلة إضافية، باختيار من قائمة أو بنص حر، مثل: سبب الزيارة، أو كيف عرفتنا، أو المستوى الحالي للطالب. وتكتب تعليمات تظهر للعميل مع حجزه، مثل «احضر قبل الموعد بعشر دقائق».

ولتقليل الحجوزات الوهمية، فعّل تأكيد رقم واتساب: يصل العميل كود على رقمه، ولا يُحجز الموعد إلا بعد إدخاله. وإن لم يصل الكود على واتساب يمكن إرساله بالبريد.

بعد الحجز: تأكيد وتنبيهات وإلغاء

لك أن تؤكد كل حجز بنفسك، أو تجعل الحجوزات مؤكدة مباشرة. ثم:

• يصلك كل حجز جديد بالبريد وواتساب، ويظهر في لوحة الحجوزات.
• يصل العميل بريد عند استلام حجزه وتأكيده وإلغائه، مع رابط صفحة حجزه.
• من صفحة الحجز يلغي العميل بنفسه حتى المدة التي تحددها قبل الموعد (٢٤ ساعة مثلاً)، ويصلك تنبيه بالإلغاء.
• تغيّر حالة الحجز من اللوحة: مؤكد، أو تم، أو لم يحضر، أو ملغى.

وإن ربطت تقويم Google يُضاف كل حجز مؤكد إلى تقويمك، ويصل العميل دعوة من Google بالبريد، وعند الإلغاء يُلغى الموعد من التقويم أيضاً.

الحصص الأونلاين والدفع المسبق

إن كانت خدمتك تُقدَّم عن بُعد، يمكن أن يحصل كل حجز على رابط Zoom أو Google Meet خاص به، وتحدد حصصاً تجريبية مجانية، وتطلب الدفع قبل الحجز. شرحنا ذلك بالتفصيل في مقال الحصص الأونلاين عبر Zoom وGoogle Meet.

واتساب والإعلانات

مساعد واتساب يعرف أوقاتك المتاحة، فحين يسأل العميل «عندكم موعد بكرة؟» يرد بالأوقات ويرسل رابط الحجز. اقرأ عنه في مقال الرد الآلي على واتساب. وكل حجز يُرسل تحويلاً إلى منصات إعلاناتك التي ربطتها، فتعرف أي إعلان جاء بالمواعيد، وترى ذلك في التحليلات.

ابدأ

افتح الحجوزات في لوحة موقعك، وحدد ساعاتك وخدماتك، وأضف فروعك وفريقك إن وُجدوا، ثم أضف صفحة الحجز إلى موقعك. الحجوزات متاحة في الباقات التي تشملها، فاطلع على الباقات، أو شاهد كيف تعمل في حلول العيادات وصالونات التجميل.

أسئلة شائعة