الرد الآلي على واتساب: مساعد ذكي يرد على عملائك برقمك

أغلب أسئلة عملائك على واتساب تتكرر كل يوم: كم السعر؟ هل يتوفر؟ كم التوصيل؟ متى تفتحون؟ هل يوجد موعد غداً؟ وإذا تأخر الرد ساعة، ذهب العميل إلى غيرك. في تنسيق يرد مساعد واتساب على هذه الأسئلة من رقمك أنت، بمعلومات موقعك، ويترك لك المحادثات التي تحتاجك فعلاً.

يعمل على رقمك أنت

لا تحتاج رقماً جديداً ولا تطبيقاً آخر. تربط رقم واتسابك بمسح رمز QR من جوالك، كما تفعل مع واتساب ويب، ثم تفعّل المساعد لموقعك. بعدها:

• يرد على العميل بلغته، بالعربية أو الإنجليزية.
• ينتظر ثواني قليلة قبل الرد، لأن العميل غالباً يكتب سؤاله في عدة رسائل قصيرة، فيجيب عنها معاً.
• يكتب رداً قصيراً بأسلوب رسائل واتساب، مع الروابط كما هي.
• يفهم الرسائل النصية فقط؛ إن أرسل العميل صورة أو مقطعاً صوتياً يطلب منه بلطف أن يكتب سؤاله.
• لا يرد في المجموعات، ولا على الأرقام التي ألغت اشتراكها في رسائلك.

ماذا يعرف المساعد؟

المساعد لا يخترع إجاباته. يقرأ من موقعك في كل مرة، وأنت تختار المواضيع التي يتحدث فيها:

• نشاطك: الاسم والهاتف والبريد والعنوان وساعات العمل وحسابات التواصل.
• المنتجات: الأسعار وأسعار العروض والتوفر ورابط صفحة المنتج، من متجرك أو من كتالوج المنتجات.
• السياسات: رسوم التوصيل ومناطقه والتوصيل المجاني والاستلام وطرق الدفع، ونصوص صفحات مثل الخصوصية والشروط.
• المواعيد: الأوقات المتاحة في الأيام القادمة من نظام الحجوزات، مع رابط صفحة الحجز. المساعد لا يحجز بنفسه، بل يرسل الرابط ليختار العميل موعده.
• الطلبات: حالة طلبات العميل نفسه، كما في القسم التالي.

ويمكنك أن تكتب له ملاحظاتك: معلومات لا توجد في الموقع، أو طريقة الرد التي تفضلها، أو تحية يبدأ بها المحادثة.

طلبات العميل، بأمان

حين يسأل العميل «وين طلبي؟» يطلب منه المساعد رمز العميل المكون من خمسة أرقام، وهو مكتوب في صفحة طلبه وفي بريد الطلب. بعد التحقق يعرض له آخر طلباته وحالة أي طلب ودفعه وتتبع الشحنة، ورصيد نقاط الولاء إن كانت مفعّلة.

وهناك قواعد ثابتة لا تغيّرها أي رسالة:

• لا يعرض إلا طلبات العميل صاحب الرقم الذي يكتب منه.
• لا يكرر الرمز في رده، ولا يطلب أرقام بطاقات أو كلمات مرور.
• لا يلغي ولا يسترجع ولا يعدّل شيئاً؛ يشرح للعميل كيف يفعل ذلك أو يحوّل المحادثة إليك.

متى يسلّمك المحادثة؟

المساعد ليس بديلاً عنك في كل شيء. يحوّل المحادثة إلى فريقك في هذه الحالات:

1. يطلب العميل موظفاً بكلمة مثل «موظف» أو «خدمة العملاء»، ويمكنك تعديل هذه الكلمات.
2. لا يعرف الإجابة أو لا يتأكد منها، فيحوّلها بدل أن يخمّن (ويمكنك إيقاف هذا التحويل التلقائي).

عند التحويل يخبر العميل أن فريقك سيرد عليه، ويصلك تنبيه على واتساب، ويتوقف المساعد في تلك المحادثة ١٢ ساعة لترد بنفسك من واتسابك. ومن لوحة التحكم ترى المحادثات، وتستلم أي محادثة أو تعيدها إلى المساعد متى شئت.

وإن كان فريقك يرد بنفسه في ساعات معينة، فحدد ساعات الهدوء التي يصمت فيها المساعد.

الرموز والحدود

ردود المساعد تستخدم رصيد الذكاء الاصطناعي في باقتك. إن نفد الرصيد يرسل للعميل رسالة قصيرة مرة في اليوم بأن فريقك سيرد قريباً، ويصلك تنبيه لتشحن رصيدك. وتوجد حدود لعدد الرسائل في كل محادثة وكل رقم في الساعة، حتى لا تستنزف رسائل كثيرة متتالية رصيدك.

وحين تريد أنت أن تبدأ المحادثة، كعرض أو تذكير لعملائك، فهذا دور حملات واتساب والبريد، وتجد شرحها في مقال حملات البريد وواتساب.

ابدأ

افتح موقعك في لوحة تنسيق، واربط رقم واتسابك، ثم فعّل المساعد واختر مواضيعه واكتب ملاحظاتك، وجرّبه برسالة من رقم آخر. مساعد واتساب وعدد الأرقام التي تربطها يختلفان حسب الباقة، فاطلع على الباقات. وإن كنت تستقبل مواعيد، فاقرأ أيضاً دليل الحجوزات أونلاين.

أسئلة شائعة