الفوترة الإلكترونية لمتجرك: فواتير QR وربط منصة فاتورة

إذا كانت منشأتك مسجلة في ضريبة القيمة المضافة في السعودية، فكل عملية بيع تحتاج فاتورة ضريبية إلكترونية وفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. في تنسيق تُصدر هذه الفواتير من متجرك مع كل طلب، دون أن تنسخ بيانات الطلب يدوياً إلى برنامج آخر. وهذا ما يفعله تنسيق بالضبط، وما يبقى عليك.

الفاتورة الضريبية المبسطة لكل طلب مدفوع

من إعدادات المتجر فعّل «فواتير هيئة الزكاة» وأدخل:

• الاسم القانوني للبائع وعنوانه.
• الرقم الضريبي: ١٥ رقماً يبدأ بـ ٣ وينتهي بـ ٣، ويتحقق تنسيق من صيغته.
• رقم السجل التجاري إن أردت إظهاره.

بعدها يحصل كل طلب على فاتورة ضريبية مبسطة لحظة دفعه، برقم متسلسل مثل INV-000001 لا يتكرر ولا تنقطع أرقامه. تحمل الفاتورة بيانات البائع كما كانت وقت الإصدار، وبنود الطلب والخصم والشحن ورسم الدفع عند الاستلام إن وُجد، والضريبة والإجمالي، ورمز QR الذي تطلبه الهيئة: اسم البائع ورقمه الضريبي ووقت الفاتورة وإجماليها وضريبتها.

يجد العميل الفاتورة في صفحة طلبه وفي بريد الطلب ويمكنه طباعتها، وتجدها أنت في الطلب داخل لوحة التحكم.

الاسترداد: إشعار دائن تلقائي

حين تسترد مبلغاً من طلب له فاتورة، كاملاً أو جزءاً منه، يصدر إشعار دائن مرقم بتسلسله الخاص (مثل CN-000001) يشير إلى الفاتورة الأصلية، بقيمة الاسترداد وضريبته. فلا تحتاج إلى إصدار إشعار يدوي لكل عملية استرداد.

المرحلة الثانية: الربط بمنصة فاتورة

المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية تعني أن تُوقَّع كل فاتورة رقمياً وتُبلَّغ بها الهيئة. في تنسيق تربط متجرك بمنصة فاتورة مباشرة:

1. ادخل بوابة فاتورة واطلب رمز تحقق لمرة واحدة (OTP) لإضافة وحدة حل جديدة. الرمز ستة أرقام وصالح لساعة.
2. أدخل بيانات الفرع: الاسم والموقع والنشاط والشارع ورقم المبنى والحي والمدينة والرمز البريدي.
3. جرّب أولاً في بيئة الاختبار (Sandbox)، ثم بيئة المحاكاة إن أردت، ثم اربط في بيئة الإنتاج.

يتولى تنسيق خطوات الربط: إنشاء مفتاح التوقيع وطلب الشهادة واجتياز فحوصات الامتثال على نماذج الفواتير والإشعارات، ثم شهادة الإنتاج. بعدها تُوقَّع كل فاتورة وكل إشعار دائن بالتسلسل ويُبلَّغ بها تلقائياً خلال ٢٤ ساعة.

وتعرض الإعدادات حالة كل مستند: بانتظار الإبلاغ، أو تم الإبلاغ، أو تم مع ملاحظات، أو مرفوض، أو تعذّر الوصول إلى الهيئة وتجري إعادة المحاولة. وتعرض كذلك تاريخ انتهاء الشهادة، ويمكنك الربط من جديد بشهادة جديدة متى احتجت.

ضبط الضرائب في متجرك

الفاتورة الصحيحة تبدأ من إعدادات صحيحة:

• أسعار شاملة الضريبة أو دونها: إن أطفأت «الأسعار شاملة الضريبة» تُضاف الضريبة عند الدفع.
• نسبة ضريبة القيمة المضافة ١٥٪ افتراضياً.
• ضرائب أخرى مثل رسوم البلدية أو الضريبة الانتقائية، بضريبة افتراضية لكل المنتجات أو ضريبة يختارها كل منتج.
• منتجات معفاة لا تُحسب عليها ضريبة.
• بطاقات الهدايا لا تُحسب عليها ضريبة عند بيعها، وتُحسب حين تُصرف في طلب.

محاسبتك في دفترة أو قيود أو وافق

إن كنت تمسك حساباتك في برنامج محاسبة، اربط واحداً من الثلاثة بحسابك أنت عبر صفحة الفوترة والمحاسبة. عندها يصبح كل طلب تؤكده فاتورة في برنامجك، بعميلها ودفعتها وشحنها وضريبتها، ويصبح الاسترداد إشعاراً دائناً، والإلغاء حذفاً للفاتورة أو عكساً لها بإشعار دائن. ويمكنك أيضاً أن يقرأ المتجر المخزون من برنامج المحاسبة كل ١٥ دقيقة.

وإن كان برنامج محاسبتك يصدر فواتير الهيئة بنفسه، فاترك فواتير تنسيق مغلقة حتى لا تصدر فاتورتين للطلب نفسه.

ما الذي يبقى عليك؟

تنسيق يصدر الفواتير المبسطة ويبلّغ بها، لكن مسؤولية منشأتك الضريبية تبقى لك: التسجيل في الضريبة، والتحقق من موعد إلزامك بالربط مع منصة فاتورة، وصحة بيانات البائع والفرع، ومعالجة أي فاتورة ترفضها الهيئة. وإن كانت مبيعاتك تحتاج أنواع فواتير أخرى غير المبسطة، فراجعها مع محاسبك.

ابدأ

افتح إعدادات المتجر، ثم «فواتير هيئة الزكاة»، وأدخل بيانات البائع، ثم جرّب المرحلة الثانية في بيئة الاختبار قبل الإنتاج. وإن لم يكن لديك متجر بعد، فابدأ من كيف تفتح متجراً إلكترونياً في السعودية، أو اطّلع على حلول المتاجر الإلكترونية.

أسئلة شائعة